QuickBooks Online στο Oliver POS

Οι κύριοι σύνδεσμοι του QuickBooks Online για το WooCommerce — με το MyWorks Sync for QuickBooks Online να είναι το πιο εγκατεστημένο — προωθούν τις παραγγελίες, τις επιστροφές χρημάτων, τους πελάτες, τα προϊόντα, τους φόρους και τα σύνολα των μεθόδων πληρωμής του WooCommerce στο QuickBooks. Μπορούν να λειτουργήσουν σε δύο λειτουργίες: ανά παραγγελία, όπου κάθε παραγγελία του WooCommerce γίνεται τιμολόγιο, απόδειξη πώλησης ή εκτίμηση του QuickBooks, ή ημερήσια σύνοψη, όπου μία ημερολογιακή εγγραφή την ημέρα καταγράφει τα έσοδα χωρισμένα ανά κωδικό φόρου, μέθοδο πληρωμής και (προαιρετικά) κατάστημα.

Το Oliver POS δεν χρειάζεται ξεχωριστό σύνδεσμο για το QuickBooks. Δεν χρειάζεται καν να συνδεθεί στο QuickBooks. Όταν ένας ταμίας κλείνει μια πώληση στον πάγκο, το Oliver καταγράφει την παραγγελία στο WooCommerce έναντι της σωστής εγγραφής πελάτη και ο σύνδεσμος του QuickBooks αντιμετωπίζει αυτήν την παραγγελία με τον ίδιο τρόπο που αντιμετωπίζει μια ηλεκτρονική παραγγελία. Ίδιο τιμολόγιο, ίδια ανάλυση φόρου, ίδιος πελάτης στο QuickBooks.

Οι έμποροι λιανικής που χρησιμοποιούν το WooCommerce online και ένα ξεχωριστό σύστημα POS συνήθως καταλήγουν με δύο παράλληλες ροές εσόδων — μία συνδεδεμένη με τον σύνδεσμο WooCommerce/QuickBooks, και μία με ένα μη αυτόματο υπολογιστικό φύλλο στο τέλος της ημέρας που ο λογιστής εισάγει χειροκίνητα τη Δευτέρα. Αυτό το υπολογιστικό φύλλο είναι η πηγή των σφαλμάτων: χαμένες επιστροφές χρημάτων, λανθασμένη κωδικοποίηση φόρου, λανθασμένη καταμέτρηση πωλήσεων δωροκαρτών. Τα βιβλία αποκλίνουν, οι δηλώσεις φόρου επί των πωλήσεων γίνονται αγχωτικές, και η εκκαθάριση στο τέλος του έτους διαρκεί περισσότερο από ό,τι θα έπρεπε.

Χρησιμοποιήστε το Oliver POS πάνω από το WooCommerce και οι δύο ροές καταρρέουν σε μία. Οι πωλήσεις στον πάγκο φτάνουν στο QuickBooks την ίδια στιγμή (ή στο τέλος της ημέρας, δική σας επιλογή) με τις ηλεκτρονικές πωλήσεις, με την ίδια μηχανή φόρων, το ίδιο λογιστικό σχέδιο και το ίδιο καθολικό πελατών. Το πρωινό της Δευτέρας του λογιστή γίνεται μια συμφωνία με τις τραπεζικές καταθέσεις, όχι μια δουλειά επανεισαγωγής. Η υποχρέωση φόρου επί των πωλήσεων είναι ένας ενιαίος αριθμός και για τα δύο κανάλια.

Ο ταμίας χτυπάει την πώληση στο Oliver POS, επισυνάπτει έναν πελάτη (αναζήτηση μέσω email ή τηλεφώνου, ή μια νέα κάρτα πελάτη), και ολοκληρώνει τη συναλλαγή. Το Oliver δημιουργεί μια παραγγελία WooCommerce με τα είδη, τους φόρους και τη μέθοδο πληρωμής. Το άγκιστρο (hook) πραγματικού χρόνου του συνδέσμου του QuickBooks Online ενεργοποιείται, καταχωρεί ένα τιμολόγιο ή μια απόδειξη πώλησης στο QuickBooks, εφαρμόζει την καθορισμένη αντιστοίχιση λογαριασμού φόρου και καταγράφει την πληρωμή στον σωστό τραπεζικό λογαριασμό ή λογαριασμό ακατάθετων κεφαλαίων. Οι επιστροφές χρημάτων από το ταμείο καταγράφονται πίσω στο WooCommerce ως τυπικές ενέργειες επιστροφής χρημάτων και καταχωρούν πιστωτικά σημειώματα έναντι του αρχικού τιμολογίου στο QuickBooks.

Αν προτιμάτε ημερήσιες ημερολογιακές εγγραφές — κάτι σύνηθες για καταστήματα με μεγαλύτερο όγκο — ο σύνδεσμος ομαδοποιεί τις ημερήσιες παραγγελίες του WooCommerce (ηλεκτρονικές + εντός καταστήματος, χωρίς διάκριση) σε μία ενιαία ημερολογιακή εγγραφή με αναλύσεις ανά φόρο, ανά μέθοδο πληρωμής και ανά κατάστημα.

Το QuickBooks Online στο Oliver POS είναι η σωστή επιλογή για τον τυπικό μικρομεσαίο έμπορο λιανικής της Βόρειας Αμερικής: ένα έως δώδεκα καταστήματα, ένας λειτουργικός ιστότοπος WooCommerce, ένας εξωτερικός λογιστής ή ορκωτός λογιστής που ήδη ζει στο QuickBooks. Οι έμποροι λιανικής με πολλά καταστήματα λαμβάνουν αναλύσεις ανά κατάστημα στην ημερήσια ημερολογιακή εγγραφή. Οι έμποροι με μία τοποθεσία λαμβάνουν μια ροή τιμολογίων ανά παραγγελία που αντικατοπτρίζει αυτό που ήδη κάνει το ηλεκτρονικό ταμείο. Σε κάθε περίπτωση, η συνδρομή στο QuickBooks, το λογιστικό σχέδιο και η ροή εργασίας παραμένουν ακριβώς εκεί που είναι.