QuickBooks Online sur Oliver POS
Chaque vente de caisse Oliver POS devient une facture QuickBooks Online ou une écriture de journal quotidienne via le connecteur WooCommerce + QuickBooks.
Comment QuickBooks Online fonctionne avec Oliver POS pour WooCommerce
QuickBooks Online est la plateforme de comptabilité pour petites entreprises la plus utilisée en Amérique du Nord. Le connecteur QuickBooks Online pour WooCommerce transfère les commandes, les remboursements, les clients, les taxes et les totaux des méthodes de paiement dans QuickBooks sous forme de factures/reçus de vente par commande ou d'écritures de journal de fin de journée. Oliver POS enregistre chaque vente au comptoir dans WooCommerce comme une commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère — les livres sont rapprochés le jour même sans aucune saisie manuelle.
Ce que le connecteur QuickBooks Online extrait de WooCommerce
Les principaux connecteurs QuickBooks Online pour WooCommerce — MyWorks Sync for QuickBooks Online étant le plus installé — transfèrent les commandes, les remboursements, les clients, les produits, les taxes et les totaux des modes de paiement de WooCommerce vers QuickBooks. Ils peuvent fonctionner selon deux modes : par commande, où chaque commande WooCommerce devient une facture, un reçu de vente ou un devis QuickBooks ; ou en résumé quotidien, où une écriture de journal par jour enregistre les revenus ventilés par code de taxe, mode de paiement et (facultativement) point de vente.
Oliver POS n'a pas besoin d'un connecteur QuickBooks distinct. Il n'a pas du tout besoin de se connecter à QuickBooks. Lorsqu'un caissier finalise une vente au comptoir, Oliver enregistre la commande dans WooCommerce avec le bon dossier client, et le connecteur QuickBooks traite cette commande de la même manière qu'une commande en ligne. Même facture, même répartition des taxes, même client dans QuickBooks.
Pourquoi les ventes en magasin sont importantes dans le grand livre de QuickBooks
Les commerçants qui utilisent WooCommerce en ligne en plus d'un système de point de vente distinct se retrouvent généralement avec deux flux de revenus parallèles : l'un lié au connecteur WooCommerce/QuickBooks, l'autre à une feuille de calcul manuelle de fin de journée que le comptable saisit à la main le lundi. C'est dans cette feuille de calcul que se nichent les erreurs : remboursements manqués, taxes mal codées, ventes de cartes-cadeaux mal comptabilisées. Les comptes s'écartent, les déclarations de taxes de vente deviennent une source d'inquiétude, et le nettoyage de fin d'année prend plus de temps que prévu.
Utilisez Oliver POS en plus de WooCommerce et les deux flux fusionnent en un seul. Les ventes au comptoir arrivent dans QuickBooks à la même minute (ou en fin de journée, à votre choix) que les ventes en ligne, avec le même moteur de taxes, le même plan comptable et le même registre client. Le lundi matin du comptable devient une réconciliation avec les dépôts bancaires, et non un travail de resaisie. L'assujettissement à la taxe de vente est un chiffre unique pour les deux canaux.
Comment fonctionne la synchronisation WooCommerce + Oliver + QuickBooks Online
Le caissier enregistre la vente sur Oliver POS, associe un client (recherche par e-mail ou téléphone, ou création d'une nouvelle fiche client), puis encaisse. Oliver crée une commande WooCommerce avec les articles, les taxes et le mode de paiement. Le hook en temps réel du connecteur QuickBooks Online se déclenche, enregistre une facture ou un reçu de vente dans QuickBooks, applique le mappage des comptes de taxes configuré et enregistre le paiement sur le bon compte bancaire ou de fonds non déposés. Les remboursements depuis la caisse sont réinscrits dans WooCommerce en tant qu'actions de remboursement standard et enregistrent des notes de crédit sur la facture originale dans QuickBooks.
Si vous préférez les écritures de journal de fin de journée — ce qui est courant pour les magasins à fort volume — le connecteur regroupe les commandes WooCommerce de la journée (en ligne + en magasin, sans distinction) en une seule écriture de journal avec des ventilations par taxe, par mode de paiement et par point de vente.
Idéal pour les commerçants qui...
QuickBooks Online sur Oliver POS est le bon choix pour le commerçant nord-américain typique du petit et moyen marché : un à une douzaine de points de vente, un site WooCommerce fonctionnel, un comptable externe ou un CPA qui travaille déjà avec QuickBooks. Les commerçants multi-points de vente obtiennent des ventilations par point de vente dans l'écriture de journal quotidienne ; les commerçants à emplacement unique obtiennent un flux de factures par commande qui reflète ce que la page de paiement en ligne fait déjà. Dans tous les cas, l'abonnement QuickBooks, le plan comptable et le flux de travail restent exactement les mêmes.
Ce que vous obtenez et comment le configurer
Fonctionnalités que Oliver met en avant depuis le plugin QuickBooks Online, ainsi que l'installation en 4 étapes que la plupart des commerçants effectuent.
Fonctionnalités à la caisse
- Les ventes en magasin sont transférées vers QuickBooks Online dès la clôture d'une vente à la caisse
- Les revenus en ligne et en magasin aboutissent dans un seul compte de profits et pertes, un seul compte d'assujettissement à l'impôt et un seul livre de comptes
- Répartitions par code de taxe (TPS/TVH, TVA, taxe de vente) gérées par le connecteur WooCommerce QuickBooks Online
- Remboursements et annulations reportés sur la facture ou l'écriture de journal d'origine
- Les totaux par mode de paiement correspondent aux dépôts du flux bancaire utilisés pour la réconciliation
- Même abonnement QuickBooks Online, même plan comptable et même flux de travail que votre boutique en ligne
Configuration en 4 étapes
- Installez le MyWorks Sync for QuickBooks Online sur votre site WooCommerce et connectez votre compte QuickBooks Online
- Associez les comptes de ventes, de taxes, de coût des marchandises vendues (CMV) et de modes de paiement de WooCommerce à votre plan comptable QuickBooks Online
- Installez Oliver POS, connectez-vous à la caisse et confirmez que l'invite de saisie du client est activée lors du paiement
- Effectuez une petite vente test en direct au comptoir et confirmez que la facture, l'écriture de journal ou le ticket de caisse apparaît dans QuickBooks Online avec les bons totaux et les bonnes répartitions de taxes
Questions fréquentes sur QuickBooks Online sur Oliver POS
Facture par commande ou écriture de journal quotidienne — lequel est pris en charge par Oliver POS ?
Les deux. Le mode est défini sur le connecteur QuickBooks Online lui-même, et non sur Oliver. Quel que soit votre choix, les ventes Oliver POS suivent la même règle que vos commandes WooCommerce en ligne, car elles passent toutes par le même connecteur.
La synchronisation QuickBooks gère-t-elle les remboursements effectués depuis la caisse Oliver ?
Oui. Un remboursement depuis la caisse Oliver POS crée une action de remboursement WooCommerce, que le connecteur QuickBooks enregistre comme une note de crédit sur la facture originale (mode par commande) ou comme une ligne négative dans l'écriture de journal quotidienne (mode résumé).
Est-ce qu'Oliver POS a un partenariat avec QuickBooks Online ?
Non. Oliver n'a pas de partenariat avec QuickBooks Online ni avec aucune autre plateforme de comptabilité. Nous prenons en charge QuickBooks Online car son connecteur WooCommerce récupère déjà les commandes, les remboursements, les taxes et les clients de votre boutique. De plus, Oliver enregistre chaque vente en magasin dans WooCommerce comme une commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère automatiquement. Votre abonnement de comptabilité, votre grand livre et votre contrat restent entre vous et QuickBooks Online.
Est-ce qu'Oliver facture des frais supplémentaires pour l'utilisation de QuickBooks Online ?
Non. Vous payez le prix standard publié par QuickBooks Online directement à QuickBooks Online. Oliver ne prend pas de marge, ne s'insère pas dans le flux de données et ne facture pas de frais supplémentaires par transaction ou par écriture de journal.
Les ventes de la caisse d'Oliver POS parviennent-elles à QuickBooks Online ?
Oui. Chaque vente Oliver POS est enregistrée dans WooCommerce comme une commande standard avec le client, les postes, les taxes et le mode de paiement associés. Le connecteur WooCommerce QuickBooks Online traite cette commande de la même manière qu'une commande en ligne : il publie la même facture, la même écriture de journal ou le même ticket de caisse, avec les mêmes répartitions de taxes et le même dossier client. Il n'y a pas de "synchronisation PdV" distincte à configurer.
En combien de temps une vente de la caisse parvient-elle à QuickBooks Online ?
Cela dépend du mode de synchronisation du connecteur QuickBooks Online. Les connecteurs qui effectuent un envoi par commande (la plupart des intégrations QuickBooks Online prennent en charge cette fonction) publient la facture ou le ticket de caisse dans QuickBooks Online quelques secondes après que le caissier a clôturé la vente. Les connecteurs configurés pour un résumé quotidien publient une seule écriture de journal de fin de journée avec des répartitions par taxe, par mode de paiement et par point de vente. Dans tous les cas, aucune saisie manuelle n'est requise.
Mes ventes en magasin et en ligne seront-elles réconciliées dans un seul et même livre de comptes dans QuickBooks Online ?
Oui. Oliver POS enregistre les ventes de la caisse dans la même boutique WooCommerce qui alimente votre caisse en ligne. Ainsi, lorsque les commandes atteignent le connecteur WooCommerce QuickBooks Online, elles constituent déjà un flux de commandes unifié. QuickBooks Online voit un seul flux de revenus, un seul total d'assujettissement à l'impôt et un seul grand livre client — aucune réconciliation manuelle n'est nécessaire entre les livres de comptes en ligne et ceux en magasin.
Lisez notre guide complet sur QuickBooks Online sur Oliver POS
Un guide détaillé sur l'utilisation de QuickBooks Online avec la caisse Oliver POS sur une boutique WooCommerce.