KashFlow WooCommerce POS — Руководство по интеграции Oliver POS

Oliver POS не является партнером KashFlow. Он поддерживает KashFlow так же, как и любой магазин WooCommerce — через плагин KashFlow for WooCommerce, который уже синхронизирует заказы, клиентов и возвраты WooCommerce с KashFlow в реальном времени (или по настроенному вами расписанию). Как только вы это поймете, остальная часть этого руководства будет механической: каждая продажа, которую Oliver проводит на кассе, записывается как обычный заказ WooCommerce, коннектор KashFlow отправляет его, и ваш доход от продаж в магазине попадает в ту же бухгалтерскую книгу KashFlow, что и ваш доход от онлайн-продаж. KashFlow ведет бухгалтерию. WooCommerce — это система учета. Oliver — это касса поверх всего.

Что такое KashFlow на самом деле

KashFlow (часть IRIS Software) — это облачная бухгалтерская платформа для малого бизнеса в Великобритании, популярная среди индивидуальных предпринимателей и небольших компаний с ограниченной ответственностью. Она одобрена HMRC для программы Making Tax Digital (MTD) и является предпочтительным интерфейсом для ведения бухгалтерии для многих британских бухгалтеров, использующих пакет IRIS. Коннектор KashFlow для WooCommerce отправляет заказы как счета-фактуры, а клиентов — как клиентов KashFlow.

Для наших целей важна не какая-то конкретная функция KashFlow, а то, что коннектор для WooCommerce является зрелым, хорошо поддерживаемым и рассматривает каждый заказ WooCommerce как полноценную транзакцию в KashFlow. Oliver POS не добавляет второй коннектор KashFlow и не изменяет путь передачи данных. Он записывает продажи с кассы в WooCommerce, а существующий коннектор KashFlow их подхватывает.

Как Oliver POS передает данные о продажах в магазине в KashFlow

Процесс работы KashFlow WooCommerce POS в Oliver короткий и предсказуемый:

1. Кассир пробивает продажу на кассе Oliver, сканирует или выбирает товары и нажимает «Оплатить».
2. Oliver предлагает привязать клиента — по поиску email, номеру телефона или создав новую карточку клиента.
3. Кассир принимает оплату через любой платежный шлюз WooCommerce, который использует магазин .
4. Oliver создает стандартный заказ WooCommerce с ID клиента, позициями, итоговыми суммами, разбивкой по НДС и способом оплаты.
5. Плагин KashFlow for WooCommerce видит новый заказ через хуки WooCommerce в течение нескольких секунд.
6. Коннектор отправляет счет-фактуру в KashFlow с правильными кодами НДС, данными клиента и сопоставлениями счетов доходов/платежей.
7. Стандартная обработка KashFlow выполняется для нового документа — бухгалтерские проводки, сопоставление платежей, начисление НДС и любая настроенная вами последующая автоматизация.

В итоге, продажа в магазине попадает в KashFlow еще до того, как покупатель покинул магазин (в режиме «заказ за заказом») или как часть следующего итогового отчета за день (в режиме «дневной отчет»). В любом случае, ручной ввод не требуется.

Коннектор KashFlow для WooCommerce — то, на чем работает Oliver

Oliver не добавляет второй коннектор KashFlow и не дублирует синхронизацию. Плагин, на котором работает Oliver, — это стандартный KashFlow for WooCommerce, доступный по адресу wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Он создан специально для обработки пути данных WooCommerce → KashFlow, включая сопоставление НДС, сопоставление клиентов, обработку возвратов и стандартный поток отчетности.

Настройка идентична настройке для любого магазина WooCommerce: установите коннектор, подключитесь к своей учетной записи KashFlow, сопоставьте план счетов и коды НДС и запустите начальную синхронизацию. После этого каждый заказ WooCommerce, включая каждую продажу с кассы Oliver POS, будет поступать в KashFlow по тому же пути.

Почему важно передавать данные о продажах в магазине в KashFlow

У большинства ритейлеров, использующих KashFlow в магазине WooCommerce, бухгалтерская книга смещена в сторону онлайн-продаж, потому что исторически данные оттуда поступали автоматически. В результате бухгалтерская книга KashFlow знает все об онлайн-заказах и почти ничего о продажах на кассе. Последствия этого вполне реальны:

• Подача отчетности по MTD содержит неверные цифры. KashFlow подает декларации по НДС в рамках MTD на основе счетов-фактур в бухгалтерской книге. Отсутствие продаж в магазине означает, что показатель в графе 9 декларации по НДС занижен.
• Уставная отчетность в конце года реконструируется, а не извлекается. Небольшие компании с ограниченной ответственностью ежегодно подают отчетность в Companies House. Реконструкция выручки от продаж в магазине из экспорта данных POS — обычная причина головной боли в конце года.
• Бухгалтер получает два источника данных. KashFlow часто выбирают потому, что им пользуется бухгалтер. POS, который не передает в него данные, сводит на нет этот выбор.

Передавайте продажи с Oliver POS через синхронизацию с WooCommerce, и все эти проблемы решатся разом. KashFlow видит один поток доходов, одну общую сумму обязательств по НДС и одну клиентскую базу для онлайн- и офлайн-активности. Сверка бухгалтера с банковскими выписками перестает быть криминалистической экспертизой. Консультант или бухгалтер работает с одним источником данных. Панель управления наконец-то показывает, чем на самом деле занимается ваш бизнес — в совокупности онлайн и в магазине.

Чем это НЕ является

Oliver POS не является партнером KashFlow. Нет никаких соглашений о совместном маркетинге, разделении доходов и специальных цен на KashFlow для продавцов Oliver. Oliver не вмешивается в процесс между WooCommerce и KashFlow; путь данных точно такой же, как у любого магазина WooCommerce. Oliver не взимает наценку, не добавляет комиссию за транзакцию и не получает долю от подписки на KashFlow. Ваша учетная запись KashFlow, бухгалтерская книга и договор — это отношения исключительно между вами и KashFlow.

Также стоит сказать, что Oliver POS не меняет ситуацию с владением данными. Таблица заказов WooCommerce на вашей собственной установке WordPress остается источником истины. Oliver записывает в нее данные; KashFlow читает их через коннектор. Если вы когда-нибудь откажетесь от KashFlow, данные останутся там, где они всегда были — в WooCommerce.

Настройка в 4 шага

1. Установите KashFlow for WooCommerce на свой сайт WordPress и подключите его к своей учетной записи KashFlow, сопоставив счета продаж, НДС и способов оплаты WooCommerce с вашим планом счетов KashFlow.
2. Убедитесь, что начальная синхронизация завершена, и проверьте, что недавний онлайн-заказ появился в KashFlow как ожидаемый счет-фактура.
3. Установите Oliver POS, войдите в кассу на своем планшете и убедитесь, что при оформлении заказа включено приглашение для сбора данных о клиенте.
4. Проведите небольшую тестовую продажу на кассе, привяжите клиента и убедитесь, что счет-фактура появился в KashFlow с правильными итоговыми суммами и разбивкой по НДС.

Часто задаваемые вопросы

Соответствует ли KashFlow требованиям MTD для продаж с Oliver POS в магазине?

Да. KashFlow одобрен HMRC для программы Making Tax Digital. Продажи с Oliver POS становятся заказами WooCommerce, коннектор KashFlow отправляет их как счета-фактуры KashFlow с правильными кодами НДС, а для подачи отчетности по MTD используются единые данные по НДС из KashFlow.

Требуется ли Oliver POS что-то специфичное для Великобритании для работы с KashFlow?

Только магазин WooCommerce, настроенный для НДС Великобритании (стандартный, пониженный, нулевой, освобожденный), и коннектор KashFlow, сопоставленный с соответствующими ставками НДС. Oliver POS пробивает продажу в WooCommerce; коннектор обрабатывает KashFlow.

Является ли Oliver POS партнером KashFlow?

Нет. Oliver не является партнером KashFlow или любой другой бухгалтерской платформы. Мы поддерживаем KashFlow, потому что его коннектор для WooCommerce уже извлекает заказы, возвраты, данные по НДС и клиентов из вашего магазина, а Oliver записывает каждую продажу в магазине в WooCommerce как стандартный заказ, так что тот же коннектор подхватывает его автоматически. Ваша подписка на KashFlow, ваша бухгалтерская книга и ваш договор остаются между вами и KashFlow.

Взимает ли Oliver дополнительную плату за использование KashFlow?

Нет. Вы платите KashFlow напрямую по опубликованным ценам KashFlow. Тарифы Oliver — это фиксированная ежемесячная плата за программное обеспечение для POS, которая не имеет ничего общего с выбранной вами бухгалтерской платформой.

Будут ли мои продажи в магазине и онлайн сверяться с одной бухгалтерской книгой в KashFlow?

Да. Oliver POS записывает продажи с кассы в тот же магазин WooCommerce, который обслуживает ваш онлайн-кассу, поэтому к моменту, когда заказы достигают коннектора KashFlow, они уже представляют собой единый поток заказов. KashFlow видит один поток доходов, одну общую сумму обязательств по НДС и одну клиентскую базу — без ручной сверки между онлайн- и офлайн-книгами.

Попробуйте Oliver POS бесплатно в течение 30 дней на /demo/ — подключите свой существующий магазин WooCommerce и подписку на KashFlow, и в течение часа ваш доход от продаж в магазине будет отражаться в той же бухгалтерской книге KashFlow, что и ваши онлайн-заказы. Создано для малых и средних ритейлеров Великобритании, но доступно везде, где работает WooCommerce.