Oliver POS не является партнером QuickBooks. Он поддерживает QuickBooks так же, как и любой магазин на WooCommerce — через MyWorks Sync for QuickBooks Online, который уже синхронизирует заказы, клиентов и возвраты из WooCommerce в QuickBooks Online в реальном времени (или по настроенному вами расписанию). Как только вы это поймете, остальная часть этого руководства станет чисто технической: каждая продажа, которую Oliver POS проводит на кассе, записывается как обычный заказ WooCommerce, коннектор QuickBooks отправляет его, и ваш доход от продаж в магазине попадает в ту же учетную книгу QuickBooks Online, что и ваш доход от онлайн-продаж. QuickBooks Online занимается бухгалтерией. WooCommerce — это система учета. Oliver — это касса поверх всего этого.
Что такое QuickBooks Online на самом деле
QuickBooks Online — это облачная бухгалтерская платформа от Intuit, самая используемая учетная книга для малого и среднего бизнеса в Северной Америке и одна из самых используемых в мире. Для магазинов WooCommerce установленный шаблон коннектора — это счета-фактуры или товарные чеки по каждому заказу в реальном времени, или итоговые журнальные записи за день с разбивкой по налоговым кодам, способам оплаты и торговым точкам.
Для наших целей важна не какая-то конкретная функция QuickBooks, а то, что коннектор WooCommerce является зрелым, хорошо поддерживаемым и рассматривает каждый заказ WooCommerce как первоклассную транзакцию в QuickBooks. Oliver POS не добавляет второй коннектор QuickBooks и не изменяет путь передачи данных. Он записывает продажи с кассы в WooCommerce, а существующий коннектор QuickBooks их подхватывает.
Как Oliver POS передает данные о продажах в магазине в QuickBooks Online
Процесс работы QuickBooks WooCommerce POS в Oliver короткий и предсказуемый:
- Кассир пробивает продажу на кассе Oliver, сканирует или выбирает товары и нажимает «К оплате».
- Oliver предлагает привязать клиента — по поиску email, номеру телефона или через новую карточку клиента.
- Кассир принимает оплату через любой платежный шлюз WooCommerce, который использует магазин.
- Oliver создает стандартный заказ WooCommerce с ID клиента, позициями, итоговыми суммами, разбивкой по налогу с продаж и способом оплаты.
- MyWorks Sync for QuickBooks Online видит новый заказ через хуки WooCommerce в течение нескольких секунд.
- Коннектор отправляет счет-фактуру или товарный чек в QuickBooks Online с правильными кодами налога с продаж, клиентом и сопоставлением счетов доходов/платежей.
- Стандартная обработка QuickBooks Online запускается для нового документа — журнальные записи, сопоставление платежей, начисление налога с продаж и любая другая настроенная вами автоматизация.
В итоге, продажа в магазине поступает в QuickBooks Online до того, как покупатель покинул магазин (в режиме «по заказу») или в рамках следующего итогового отчета за день (в режиме «ежедневный отчет»). В любом случае, ручной ввод не требуется.
Коннектор QuickBooks Online для WooCommerce — то, на чем работает Oliver
Oliver не добавляет второй коннектор QuickBooks и не дублирует синхронизацию. Плагин, на котором работает Oliver, — это стандартный MyWorks Sync for QuickBooks Online, доступный по адресу wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Он создан специально для обработки пути данных WooCommerce → QuickBooks Online, включая сопоставление налога с продаж, сопоставление клиентов, обработку возвратов и стандартный процесс отчетности.
Настройка идентична настройке для любого магазина WooCommerce: установите коннектор, подключитесь к своему аккаунту QuickBooks Online, сопоставьте план счетов и коды налога с продаж и запустите начальную синхронизацию. После этого каждый заказ WooCommerce, включая каждую продажу с кассы Oliver POS, будет поступать в QuickBooks Online по одному и тому же пути.
Почему важно передавать данные о продажах в магазине в QuickBooks Online
Большинство ритейлеров, использующих QuickBooks в магазине WooCommerce, имеют учетную книгу, смещенную в сторону онлайн-продаж, потому что исторически данные оттуда поступали автоматически. В результате получается учетная книга QuickBooks Online, которая знает все об онлайн-заказах и почти ничего о продажах на кассе. Последствия этого реальны:
- Ежедневная сверка расходится. Учетная книга QuickBooks, в которой есть онлайн-заказы, но нет продаж в магазине, не сходится с банковским депозитом, что означает, что утро понедельника для бухгалтера превращается в криминалистическую экспертизу вместо рутинной сверки.
- Обязательства по налогу с продаж неверны. QuickBooks формирует отчет об обязательствах по налогу с продаж на основе счетов-фактур в учетной книге. Если половина выручки отсутствует, отчет неверен наполовину.
- Отчетность на уровне клиентов наполовину слепа. Отчеты по клиентам в QuickBooks видят только онлайн-заказы. Оптовый клиент, который забирает товар на кассе, не увеличивает выручку по контакту в QuickBooks.
- Конец года сложнее, чем должен быть. Бухгалтер тратит январь на восстановление выручки от продаж в магазине из экспортов POS вместо того, чтобы получать чистые отчеты из QuickBooks.
Передавайте продажи Oliver POS через синхронизацию WooCommerce, и все эти проблемы решатся одновременно. QuickBooks Online видит один поток доходов, одну общую сумму обязательств по налогу с продаж и одну клиентскую базу для онлайн- и офлайн-активности. Сверка бухгалтера с банковскими выписками перестает быть криминалистической экспертизой. Консультант или бухгалтер работает с одним источником. Панель управления наконец-то показывает, что на самом деле происходит с вашим бизнесом — как онлайн, так и в магазине.
Чем это НЕ является
Oliver POS не является партнером QuickBooks. Нет никаких соглашений о совместном маркетинге, разделении доходов и специальных цен на QuickBooks для продавцов Oliver. Oliver не вмешивается в процесс обмена данными между WooCommerce и QuickBooks; путь данных точно такой же, как и у любого магазина WooCommerce. Oliver не взимает наценку, не добавляет комиссию за транзакцию и не получает долю от подписки на QuickBooks. Ваш аккаунт, учетная книга и договор с QuickBooks — это исключительно ваши отношения с QuickBooks.
Также стоит сказать, что Oliver POS не меняет ситуацию с владением данными. Таблица заказов WooCommerce на вашей собственной установке WordPress остается источником истины. Oliver записывает в нее данные; QuickBooks считывает их через коннектор. Если вы когда-нибудь решите уйти от QuickBooks, данные останутся там, где они всегда были — в WooCommerce.
Настройка в 4 шага
- Установите MyWorks Sync for QuickBooks Online на свой сайт WordPress и подключите его к своему аккаунту QuickBooks Online, сопоставив счета продаж, налога с продаж и способов оплаты WooCommerce с вашим планом счетов QuickBooks.
- Убедитесь, что начальная синхронизация завершена, и проверьте, что недавний онлайн-заказ появился в QuickBooks как ожидаемый счет-фактура или товарный чек.
- Установите Oliver POS, войдите в кассу на своем планшете и убедитесь, что при оформлении заказа включен запрос на ввод данных клиента.
- Проведите небольшую тестовую продажу на кассе, привяжите клиента и убедитесь, что счет-фактура или товарный чек появились в QuickBooks с правильными итоговыми суммами и разбивкой по налогу с продаж.
Часто задаваемые вопросы
Счета-фактуры по каждому заказу или итоговые журнальные записи за день — какой режим использовать?
Это зависит от предпочтений вашего бухгалтера и вашего объема. Счета-фактуры по каждому заказу дают самую чистую отчетность на уровне клиентов в QuickBooks — каждый заказ WooCommerce (онлайн или в магазине) — это отдельный счет-фактура. Итоговые журнальные записи за день проще для магазинов с большим объемом: одна запись в день на торговую точку, с разбивкой по доходам, налогам и способам оплаты, отправленная на правильные счета. В любом случае, продажи Oliver POS следуют тому режиму, который вы выбрали, потому что все они проходят через один и тот же коннектор QuickBooks.
Обрабатывает ли коннектор QuickBooks возвраты Oliver POS?
Да. Возврат, оформленный на кассе Oliver POS, записывает действие возврата в WooCommerce, которое коннектор QuickBooks отправляет как кредитную ноту к исходному счету-фактуре (в режиме «по заказу») или как отрицательную строку в ежедневной журнальной записи (в режиме «сводка»). Обязательства по налогу с продаж и клиентская книга обновляются корректно.
Является ли Oliver POS партнером QuickBooks?
Нет. Oliver не является партнером QuickBooks или какой-либо другой бухгалтерской платформы. Мы поддерживаем QuickBooks, потому что его коннектор WooCommerce уже извлекает заказы, возвраты, данные по налогу с продаж и клиентов из вашего магазина, а Oliver записывает каждую продажу в магазине в WooCommerce как стандартный заказ, поэтому тот же коннектор автоматически его подхватывает. Ваша подписка на QuickBooks, ваша учетная книга и ваш договор остаются между вами и QuickBooks.
Взимает ли Oliver дополнительную плату за использование QuickBooks?
Нет. Вы платите QuickBooks напрямую по опубликованным ценам QuickBooks. Цены Oliver — это фиксированная ежемесячная плата за программное обеспечение POS, которая не имеет ничего общего с выбранной вами бухгалтерской платформой.
Будут ли мои продажи в магазине и онлайн-продажи сверяться с одним набором бухгалтерских книг в QuickBooks?
Да. Oliver POS записывает продажи с кассы в тот же магазин WooCommerce, который обеспечивает работу вашего онлайн-кассы, поэтому к моменту, когда заказы достигают коннектора QuickBooks, они уже представляют собой единый поток заказов. QuickBooks видит один поток доходов, одну общую сумму обязательств по налогу с продаж и одну клиентскую базу — без ручной сверки между онлайн- и офлайн-книгами.
Попробуйте Oliver POS бесплатно в течение 30 дней на /demo/ — используйте свой существующий магазин WooCommerce и подписку на QuickBooks Online, и в течение часа ваш доход от продаж в магазине будет отражен в той же учетной книге QuickBooks, что и ваши онлайн-заказы. Создано для ритейлеров малого и среднего бизнеса в Северной Америке, но доступно везде, где работает WooCommerce.