QuickBooks Online บน Oliver POS

ตัวเชื่อมต่อ QuickBooks Online หลักสำหรับ WooCommerce เช่น MyWorks Sync for QuickBooks Online ซึ่งเป็นตัวที่ติดตั้งมากที่สุด จะส่งคำสั่งซื้อ การคืนเงิน ลูกค้า สินค้า ภาษี และยอดรวมตามวิธีการชำระเงินของ WooCommerce ไปยัง QuickBooks สามารถทำงานได้สองโหมด: ต่อคำสั่งซื้อ ซึ่งทุกคำสั่งซื้อของ WooCommerce จะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบประเมินราคาของ QuickBooks หรือสรุปรายวัน ซึ่งบันทึกรายวันหนึ่งรายการต่อวันจะบันทึกรายได้ที่แบ่งตามรหัสภาษี วิธีการชำระเงิน และ (ทางเลือก) สาขา

Oliver POS ไม่จำเป็นต้องใช้ตัวเชื่อมต่อ QuickBooks แยกต่างหาก และไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ QuickBooks เลย เมื่อพนักงานแคชเชียร์ปิดการขายที่เคาน์เตอร์ Oliver จะบันทึกคำสั่งซื้อลงใน WooCommerce เทียบกับบันทึกลูกค้าที่ถูกต้อง และตัวเชื่อมต่อ QuickBooks จะจัดการคำสั่งซื้อนั้นในลักษณะเดียวกับที่จัดการคำสั่งซื้อออนไลน์ คือใช้ใบแจ้งหนี้เดียวกัน การแบ่งภาษีเดียวกัน และลูกค้าคนเดียวกันใน QuickBooks

ผู้ค้าปลีกที่ใช้ WooCommerce ออนไลน์ร่วมกับระบบ POS แยกต่างหากมักจะจบลงด้วยกระแสรายได้สองทางที่ขนานกัน — ทางหนึ่งผูกกับตัวเชื่อมต่อ WooCommerce/QuickBooks และอีกทางหนึ่งผูกกับสเปรดชีตสรุปยอดขายประจำวันที่นักบัญชีต้องคีย์ข้อมูลด้วยตนเองในวันจันทร์ สเปรดชีตนั้นคือแหล่งที่มาของข้อผิดพลาด: การคืนเงินที่ขาดหายไป, การบันทึกรหัสภาษีผิด, การนับยอดขายบัตรของขวัญผิดพลาด ทำให้บัญชีคลาดเคลื่อน การยื่นภาษีขายกลายเป็นเรื่องน่ากังวล และการปิดบัญชีสิ้นปีใช้เวลานานกว่าที่ควร

เมื่อใช้ Oliver POS บน WooCommerce กระแสรายได้ทั้งสองจะรวมเป็นหนึ่งเดียว ยอดขายที่เคาน์เตอร์จะถูกส่งไปยัง QuickBooks ในนาทีเดียวกัน (หรือเมื่อสิ้นสุดวัน แล้วแต่คุณเลือก) กับยอดขายออนไลน์ โดยใช้ระบบภาษีเดียวกัน ผังบัญชีเดียวกัน และบัญชีแยกประเภทลูกค้าเดียวกัน เช้าวันจันทร์ของนักบัญชีจะกลายเป็นการกระทบยอดกับเงินฝากธนาคาร ไม่ใช่งานคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน ภาระภาษีขายจะเป็นตัวเลขเดียวสำหรับทั้งสองช่องทาง

พนักงานแคชเชียร์ทำการขายบน Oliver POS, แนบข้อมูลลูกค้า (ค้นหาจากอีเมลหรือโทรศัพท์ หรือสร้างบัตรลูกค้าใหม่), และรับชำระเงิน Oliver จะสร้างคำสั่งซื้อใน WooCommerce พร้อมรายการสินค้า ภาษี และวิธีการชำระเงิน จากนั้น Real-time hook ของตัวเชื่อมต่อ QuickBooks Online จะทำงาน โดยจะโพสต์ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินไปยัง QuickBooks, ใช้การจับคู่บัญชีภาษีที่กำหนดค่าไว้ และบันทึกการชำระเงินไปยังบัญชีธนาคารหรือบัญชีเงินสดยังไม่นำฝากที่ถูกต้อง การคืนเงินจากเครื่องบันทึกเงินสดจะถูกเขียนกลับไปยัง WooCommerce เป็นการดำเนินการคืนเงินมาตรฐานและโพสต์ใบลดหนี้เทียบกับใบแจ้งหนี้เดิมใน QuickBooks

หากคุณต้องการบันทึกรายวันเมื่อสิ้นสุดวัน ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับร้านค้าที่มีปริมาณการขายสูง ตัวเชื่อมต่อจะรวบรวมคำสั่งซื้อของ WooCommerce ในแต่ละวัน (ทั้งออนไลน์และในร้านค้า ไม่มีการแยกแยะ) เป็นบันทึกรายวันเดียว พร้อมการแบ่งตามภาษี, ตามวิธีการชำระเงิน และตามสาขา

QuickBooks Online บน Oliver POS เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับผู้ค้าปลีกขนาดเล็กและขนาดกลางทั่วไปในอเมริกาเหนือ: มีสาขาหนึ่งถึงสิบสองแห่ง, มีเว็บไซต์ WooCommerce ที่ใช้งานได้, และมีนักบัญชีภายนอกหรือ CPA ที่ใช้ QuickBooks อยู่แล้ว ผู้ค้าปลีกที่มีหลายสาขาจะได้รับการแบ่งยอดขายตามสาขาในบันทึกรายวัน ส่วนร้านค้าที่มีสาขาเดียวจะได้รับกระแสใบแจ้งหนี้ต่อคำสั่งซื้อที่เหมือนกับที่หน้าชำระเงินออนไลน์ทำอยู่แล้ว ไม่ว่าทางใด การสมัครสมาชิก QuickBooks, ผังบัญชี และเวิร์กโฟลว์จะยังคงอยู่ที่เดิมทุกประการ