QuickBooks Online WooCommerce POS — Przewodnik po integracji z Oliver POS

Oliver POS nie jest partnerem QuickBooks. Obsługuje QuickBooks w taki sam sposób, jak każdy sklep WooCommerce – za pośrednictwem MyWorks Sync for QuickBooks Online, który już synchronizuje zamówienia, klientów i zwroty WooCommerce z QuickBooks Online w czasie rzeczywistym (lub zgodnie z skonfigurowanym harmonogramem). Gdy to zrozumiesz, reszta tego przewodnika jest mechaniczna: każda sprzedaż, którą Oliver POS zarejestruje na kasie, tworzy normalne zamówienie WooCommerce, konektor QuickBooks je publikuje, a przychody ze sprzedaży stacjonarnej trafiają do tej samej księgi QuickBooks Online, co przychody ze sprzedaży online. QuickBooks Online zajmuje się księgowością. WooCommerce jest systemem rejestrującym. Oliver POS to kasa na szczycie.

Czym dokładnie jest QuickBooks Online

QuickBooks Online to platforma księgowa w chmurze firmy Intuit – najczęściej używana księga rachunkowa dla małych i średnich przedsiębiorstw w Ameryce Północnej i jedna z najczęściej używanych na świecie. Dla sklepów WooCommerce ustalony wzorzec konektora to faktury lub paragony sprzedaży na zamówienie w czasie rzeczywistym, lub podsumowujące zapisy księgowe na koniec dnia z podziałem na kody podatkowe, metody płatności i punkty sprzedaży.

Dla naszych celów ważna w QuickBooks nie jest żadna konkretna funkcja – chodzi o to, że konektor WooCommerce jest dojrzały, dobrze wspierany i traktuje każde zamówienie WooCommerce jako pełnoprawną transakcję w QuickBooks. Oliver POS nie dodaje drugiego konektora QuickBooks ani nie modyfikuje ścieżki danych. Zapisuje sprzedaż z kasy do WooCommerce, a istniejący konektor QuickBooks ją przechwytuje.

Jak Oliver POS przekazuje sprzedaż stacjonarną do QuickBooks Online

Przepływ QuickBooks WooCommerce POS w Oliver POS jest krótki i przewidywalny:

1. Kasjer rejestruje sprzedaż na kasie Oliver POS, skanuje lub wybiera produkty i klika „Pobierz opłatę”.
2. Oliver POS prosi o dołączenie klienta – poprzez wyszukiwanie po adresie e-mail, numerze telefonu lub nową kartę klienta.
3. Kasjer przyjmuje płatność za pośrednictwem dowolnej bramki płatności WooCommerce, z której korzysta sklep.
4. Oliver POS tworzy standardowe zamówienie WooCommerce z identyfikatorem klienta, pozycjami, sumami, podziałem podatku od sprzedaży i metodą płatności.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online widzi nowe zamówienie za pośrednictwem haków WooCommerce w ciągu kilku sekund.
6. Konektor publikuje fakturę lub paragon sprzedaży w QuickBooks Online z odpowiednimi kodami podatku od sprzedaży, klientem i mapowaniami kont przychodów/płatności.
7. Standardowe przetwarzanie QuickBooks Online działa na nowym dokumencie – zapisy księgowe, uzgadnianie płatności, naliczenia podatku od sprzedaży i wszelkie inne skonfigurowane automatyzacje.

Od początku do końca sprzedaż stacjonarna dociera do QuickBooks Online, zanim klient opuści sklep (w trybie na zamówienie) lub jako część następnego podsumowania na koniec dnia (w trybie podsumowania dziennego). W obu przypadkach nie jest wymagane ręczne wprowadzanie danych.

Konektor QuickBooks Online WooCommerce – na czym opiera się Oliver POS

Oliver POS nie dodaje drugiego konektora QuickBooks ani nie duplikuje synchronizacji. Wtyczka, na której opiera się Oliver POS, to standardowy MyWorks Sync for QuickBooks Online, dostępny pod adresem wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Została stworzona specjalnie do obsługi ścieżki danych WooCommerce → QuickBooks Online, w tym mapowania podatku od sprzedaży, dopasowywania klientów, obsługi zwrotów i standardowego przepływu raportowania.

Konfiguracja jest identyczna jak w przypadku każdego sklepu WooCommerce: zainstaluj konektor, połącz się z kontem QuickBooks Online, zmapuj plan kont i kody podatku od sprzedaży, a następnie uruchom wstępną synchronizację. Po zakończeniu każde zamówienie WooCommerce – w tym każda sprzedaż z kasy Oliver POS – przepływa do QuickBooks Online tą samą ścieżką.

Dlaczego przekazywanie sprzedaży stacjonarnej do QuickBooks Online ma znaczenie

Większość sprzedawców detalicznych korzystających z QuickBooks w sklepie WooCommerce ma księgę zorientowaną na sprzedaż online, ponieważ to właśnie tam dane historycznie przepływały automatycznie. W rezultacie księga QuickBooks Online wie wszystko o zamówieniach online i prawie nic o sprzedaży stacjonarnej. Konsekwencje tego są realne:

• Codzienne uzgadnianie się rozjeżdża. Księga QuickBooks, która ma zamówienia online, ale nie ma sprzedaży stacjonarnej, nie zgadza się z depozytem bankowym, co oznacza, że poniedziałkowy poranek księgowego staje się dochodzeniem śledczym zamiast rutynowym uzgadnianiem.
• Zobowiązanie z tytułu podatku od sprzedaży jest błędne. QuickBooks generuje raport zobowiązań z tytułu podatku od sprzedaży na podstawie faktur w księdze. Jeśli brakuje połowy przychodów, raport jest błędny o połowę.
• Raportowanie na poziomie klienta jest w połowie ślepe. Raporty klientów QuickBooks widzą tylko zamówienia online. Klient hurtowy, który odbiera towar przy kasie, nie generuje przychodów na kontakcie QuickBooks.
• Koniec roku jest trudniejszy, niż powinien być. CPA spędza styczeń na rekonstruowaniu przychodów ze sprzedaży stacjonarnej z eksportów POS zamiast pobierać czyste raporty z QuickBooks.

Przekazuj sprzedaż z Oliver POS poprzez synchronizację z WooCommerce, a wszystkie te problemy rozwiążą się od razu. QuickBooks Online widzi jeden strumień przychodów, jedną łączną kwotę zobowiązań z tytułu podatku od sprzedaży i jedną księgę klientów dla całej aktywności online i w sklepie stacjonarnym. Uzgadnianie księgowego z bankiem przestaje być dochodzeniem śledczym. Doradca lub księgowy pracuje z jednego źródła. Panel wreszcie pokazuje, co naprawdę robi Twoja firma – łącznie online i w sklepie stacjonarnym.

Czym to NIE jest

Oliver POS nie jest partnerem QuickBooks. Nie ma umowy o wspólnym marketingu, podziału przychodów ani specjalnych cen QuickBooks dla sprzedawców Oliver POS. Oliver POS nie wtrąca się między WooCommerce a QuickBooks; ścieżka danych jest dokładnie taka sama, jakiej używa każdy sklep WooCommerce. Oliver POS nie pobiera marży, nie dodaje opłaty za transakcję i nie pobiera części subskrypcji QuickBooks. Twoje konto QuickBooks, księga i umowa są wyłącznie między Tobą a QuickBooks.

Warto również wspomnieć, że Oliver POS nie zmienia kwestii własności danych. Tabela zamówień WooCommerce w Twojej własnej instalacji WordPress pozostaje źródłem prawdy. Oliver POS zapisuje w niej dane; QuickBooks odczytuje je za pośrednictwem konektora. Jeśli kiedykolwiek opuścisz QuickBooks, dane pozostaną tam, gdzie zawsze były – w WooCommerce.

Konfiguracja w 4 krokach

1. Zainstaluj MyWorks Sync for QuickBooks Online na swojej stronie WordPress i połącz go z kontem QuickBooks Online, mapując konta sprzedaży, podatku od sprzedaży i metod płatności WooCommerce do swojego planu kont QuickBooks.
2. Sprawdź, czy wstępna synchronizacja została zakończona i potwierdź, że ostatnie zamówienie online pojawia się jako oczekiwana faktura lub paragon sprzedaży w QuickBooks.
3. Zainstaluj Oliver POS, zaloguj się do kasy na tablecie i potwierdź, że monit o przechwytywanie klienta jest włączony przy kasie.
4. Przeprowadź małą próbną sprzedaż na żywo przy kasie, dołącz klienta i potwierdź, że faktura lub paragon sprzedaży pojawia się w QuickBooks z prawidłowymi sumami i podziałem podatku od sprzedaży.

FAQ

Faktury na zamówienie czy podsumowujące zapisy księgowe na koniec dnia – który tryb powinienem wybrać?

Zależy to od preferencji Twojego księgowego i Twojego wolumenu. Faktury na zamówienie dają najczystsze raportowanie na poziomie klienta w QuickBooks – każde zamówienie WooCommerce (online lub stacjonarne) jest osobną fakturą. Podsumowujące zapisy księgowe na koniec dnia są łatwiejsze dla sklepów o dużym wolumenie: jeden zapis dziennie na punkt sprzedaży, z podziałem na przychody, podatki i metody płatności, księgowany na odpowiednie konta. W obu przypadkach sprzedaż z Oliver POS podąża za wybranym trybem, ponieważ wszystkie przepływają przez ten sam konektor QuickBooks.

Czy konektor QuickBooks obsługuje zwroty z Oliver POS?

Tak. Zwrot dokonany na kasie Oliver POS tworzy akcję zwrotu w WooCommerce, którą konektor QuickBooks publikuje jako notę kredytową do oryginalnej faktury (tryb na zamówienie) lub jako ujemną pozycję w dziennym zapisie księgowym (tryb podsumowania). Zarówno zobowiązanie z tytułu podatku od sprzedaży, jak i księga klienta są poprawnie aktualizowane.

Czy Oliver POS jest partnerem QuickBooks?

Nie. Oliver POS nie jest partnerem QuickBooks ani żadnej innej platformy księgowej. Obsługujemy QuickBooks, ponieważ jego konektor WooCommerce już pobiera zamówienia, zwroty, podatek od sprzedaży i klientów z Twojego sklepu – a Oliver POS zapisuje każdą sprzedaż stacjonarną w WooCommerce jako standardowe zamówienie, więc ten sam konektor automatycznie je przechwytuje. Twoja subskrypcja QuickBooks, księga i umowa pozostają między Tobą a QuickBooks.

Czy Oliver POS pobiera dodatkowe opłaty za korzystanie z QuickBooks?

Nie. Płacisz QuickBooks bezpośrednio według opublikowanych cen QuickBooks. Cennik Oliver POS to stała miesięczna opłata za oprogramowanie POS, która nie ma nic wspólnego z wybraną platformą księgową.

Czy moja sprzedaż stacjonarna i online będzie uzgadniana w ramach jednego zestawu ksiąg w QuickBooks?

Tak. Oliver POS zapisuje sprzedaż z kasy w tym samym sklepie WooCommerce, który obsługuje Twoją kasę online, więc zanim zamówienia dotrą do konektora QuickBooks, są już ujednoliconym strumieniem zamówień. QuickBooks widzi jeden strumień przychodów, jedną łączną kwotę zobowiązań z tytułu podatku od sprzedaży i jedną księgę klientów – bez ręcznego uzgadniania między zestawem ksiąg online i stacjonarnym.

Wypróbuj Oliver POS za darmo przez 30 dni na /demo/ – przynieś swój istniejący sklep WooCommerce i subskrypcję QuickBooks Online, a w ciągu godziny Twoje przychody ze sprzedaży stacjonarnej znajdą się w tej samej księdze QuickBooks, co zamówienia online. Stworzony dla małych i średnich sprzedawców detalicznych w Ameryce Północnej, ale dostępny wszędzie tam, gdzie działa WooCommerce.