El Black Friday es el evento comercial que separa a los preparados de los que entran en pánico. Para los comerciantes de WooCommerce con una tienda física (la librería, la boutique, la tienda de ultramarinos), es también el único día del año en que tus canales online y offline tienen que coincidir sí o sí en el stock. Hemos acompañado a docenas de comerciantes durante todo el fin de semana. Lo que sigue es la guía que sobrevive al contacto con la realidad.
Por qué es importante
El minorista medio de Oliver POS hace entre 3 y 8 veces su volumen diario normal en el Black Friday. Eso no es un «día de mucho trabajo» — es una prueba de estrés para todos tus sistemas: tu catálogo, tus pagos, tus turnos de personal, tus socios de envío y la paciencia del cliente habitual que solo quería pasar a por un libro de bolsillo.
El objetivo de esta guía no es maximizar cada euro. El objetivo es enviar los pedidos que aceptas a los clientes a los que se los prometiste, sin que tu equipo acabe odiando su vida. El crecimiento es consecuencia de la fiabilidad, no al revés.
Regla de oro
Si una decisión te ahorra 2 minutos hoy pero le cuesta 20 a un cliente durante la hora punta, es la decisión equivocada. El comercio es un juego de multiplicadores: el tiempo del cajero es el recurso más escaso que tienes.
Dos semanas antes: limpieza del catálogo
No puedes lanzar una promoción con un catálogo desordenado. Dos semanas antes, cierra una mañana, prepárate un café y pon en orden los datos de tus productos.
Recuentos de stock, no estimaciones
Haz un recuento completo de tus 200 SKU principales. No un recuento de «creo que tenemos doce», sino uno de verdad. En Oliver, abre Inventario → Recuento de stock → Parcial, importa la lista de SKU como CSV y recorre la tienda. Las discrepancias te sorprenderán. En nuestras cuentas de referencia, los comerciantes encuentran errores de stock en aproximadamente 11 % de los SKU activos en un día cualquiera.
Imágenes y títulos tal y como los leen los compradores desde el móvil.
El 73 % del tráfico del Black Friday proviene de un teléfono. Abre tres páginas de producto al azar en un teléfono que no sea el tuyo y léelas sin preparación. Si no puedes saber qué es el artículo, cuánto cuesta o si está en stock, tu tasa de conversión será un error de redondeo.
Una semana antes: personal y sistemas
A siete días, tu promoción está cerrada. Ahora necesitas que tu gente esté lista y que todo vaya sobre ruedas.
El informe de una página para el personal
Todo el que vaya a estar en la tienda recibe una única hoja A4. No un hilo de Slack, no un PDF. Una página impresa, pegada con cinta junto a la caja registradora. Contiene cuatro cosas:
- Los 10 SKU más promocionados con el descuento exacto en €.
- Los dos «Voy a mirar en el almacén» guiones: para artículos agotados y para artículos con retraso.
- Las normas de devolución para los artículos en promoción (spoiler: son las mismas de siempre; nunca recortes los derechos del cliente durante unas rebajas).
- El número de teléfono del encargado de turno y la norma de escalado.
Preparación: la configuración de tu TPV
- Reglas de descuento activas y probadas con una venta de 0,01 €
- Saldos de tarjetas regalo migrados de la campaña del año pasado
- Existencias de rollos para la impresora de tiques: el triple de lo normal
- Baterías del datáfono cargadas y lector de reserva sincronizado
- Plan B para el wifi: un punto de acceso en el teléfono del encargado, probado
- Códigos de personal emitidos para contrataciones de temporada, con permisos limitados
El día de antes: las últimas 24 horas
El jueves por la tarde no es para heroicidades. Es para hacer el cero en la caja, probar que todo funciona y volver a casa a una hora razonable.
"En 2022, intentamos arreglar una cosa más el jueves por la noche. Esa única cosa estropeó el canje de tarjetas regalo durante las primeras cuatro horas del Black Friday. Nunca más." — Anders Bergström, propietario de una librería con 3 locales en Malmö
Resiste la tentación de subir un cambio de código, cambiar un lector o volver a imprimir etiquetas. Si no está listo para el jueves a las 16:00, no se hace.
El gran día: la única pantalla que importa
Todo encargado debería tener Informes de Oliver → En directo abierta en una tableta todo el día. No la cifra de ventas... eso es una métrica de vanidad. Fíjate:
- Tiempo medio por tique. Si supera los 90 segundos, abre una segunda caja.
- Pagos rechazados. Más del 1,5 % significa que tu lector o tu procesador tienen un problema. Llama a soporte técnico ahora, no en una hora.
- Existencias por debajo del umbral. Los SKU promocionados que bajen de 5 unidades en existencias deben activar un aviso al gerente para que puedas retirar el anuncio de la web antes de que se produzca una sobreventa.
El panel del Black Friday, ya configurado.
El panel en tiempo real de Oliver incluye estas tres métricas de serie. Es gratuito y ya está configurado.
El día después: cierra el círculo
El fin de semana del Black Friday son cuatro días de operaciones, no uno. El sábado es para las devoluciones. El domingo, para preparar los pedidos online. El lunes es problema del contable. No dejes que el subidón del viernes te vuelva perezoso el resto del fin de semana.
Sábado: devoluciones con elegancia
Las devoluciones del Black Friday llegan el sábado por la mañana. Serán de mal humor, cansados y, a menudo, sin el tique de compra. El flujo de devoluciones sin recibo de Oliver (buscar el pedido por el correo electrónico del cliente) está diseñado específicamente para esto. Forma a todos los cajeros en este proceso antes de que termine el viernes.
La lista de comprobación completa, lista para copiar y pegar
T-14 días: catálogo
- Inventario: 200 SKU principales, recuento completo
- Imágenes y títulos revisados en el móvil
- Tipos impositivos verificados por cada tienda
- Precios promocionales programados (no editados manualmente)
T-7 días — equipo
- Resumen de una página para el personal, impreso y colgado
- Personal de temporada formado en el uso de la caja (tutorial de 20 min)
- Roles de permisos confirmados para cada código de empleado.
- Norma de escalado publicada junto a la caja registradora
T-1 día — sistemas
- Cajón a cero, cambio contado
- Transacción de prueba en cada lector (0,01 €)
- Plan B para el wifi probado
- Rollos de impresora, bolsas, etiquetas: el triple de lo normal
- Irse a casa a las 20:00
Si esto te ha ayudado, reenvíaselo a ese amigo comerciante que está a punto de vivir la semana de su vida. Y si quieres que Oliver te quite la mitad de esta lista de encima... iniciar una prueba. Es gratis durante 30 días, y lo decimos en serio.