FreeAgent WooCommerce POS — Przewodnik po integracji z Oliver POS

Oliver POS nie jest partnerem FreeAgent. Obsługuje FreeAgent w taki sam sposób, jak każdy sklep WooCommerce — za pośrednictwem wtyczki Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, która już synchronizuje zamówienia, klientów i zwroty z WooCommerce do FreeAgent w czasie rzeczywistym (lub zgodnie z skonfigurowanym harmonogramem). Gdy to zrozumiesz, reszta tego przewodnika jest czysto mechaniczna: każda sprzedaż, którą Oliver zarejestruje przy kasie, tworzy normalne zamówienie WooCommerce, konektor FreeAgent je publikuje, a Twoje przychody ze sprzedaży stacjonarnej trafiają do tej samej księgi FreeAgent, co przychody ze sprzedaży online. FreeAgent zajmuje się księgowością. WooCommerce jest systemem rejestrującym. Oliver to kasa na wierzchu.

Czym dokładnie jest FreeAgent

FreeAgent to brytyjska platforma księgowa dla małych firm, należąca do NatWest, popularna wśród jednoosobowych działalności gospodarczych, freelancerów i małych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Posiadacze kont biznesowych w NatWest, Royal Bank of Scotland i Ulster Bank otrzymują FreeAgent za darmo — co czyni go wszechobecnym wśród brytyjskich mikroprzedsiębiorstw. Konektor FreeAgent WooCommerce publikuje zamówienia jako faktury i klientów jako kontakty FreeAgent.

Dla naszych celów ważną rzeczą w FreeAgent nie jest żadna konkretna funkcja — chodzi o to, że konektor WooCommerce jest dojrzały, dobrze wspierany i traktuje każde zamówienie WooCommerce jako pełnoprawną transakcję w FreeAgent. Oliver POS nie dodaje drugiego konektora FreeAgent ani nie modyfikuje ścieżki danych. Zapisuje sprzedaż z kasy do WooCommerce, a istniejący konektor FreeAgent je pobiera.

Jak Oliver POS przekazuje sprzedaż stacjonarną do FreeAgent

Przepływ FreeAgent WooCommerce POS wewnątrz Oliver jest krótki i przewidywalny:

1. Kasjer rejestruje sprzedaż na kasie Oliver, skanuje lub wybiera produkty i klika „Pobierz opłatę”.
2. Oliver prosi o dołączenie kontaktu — poprzez wyszukiwanie po adresie e-mail, numerze telefonu lub nową kartę kontaktu.
3. Kasjer przyjmuje płatność za pośrednictwem dowolnej bramki płatności WooCommerce, której używa sklep.
4. Oliver tworzy standardowe zamówienie WooCommerce z identyfikatorem kontaktu, pozycjami, sumami, podziałem VAT i metodą płatności.
5. Wtyczka Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce widzi nowe zamówienie za pośrednictwem haków WooCommerce w ciągu kilku sekund.
6. Konektor wysyła fakturę do FreeAgent z prawidłowymi kodami VAT, kontaktem i mapowaniami kont przychodów/płatności.
7. Standardowe przetwarzanie FreeAgent odbywa się na nowym dokumencie — zapisy księgowe, uzgadnianie płatności, naliczenia VAT i wszelkie dalsze automatyzacje, które skonfigurowałeś.

Od początku do końca, sprzedaż stacjonarna dociera do FreeAgent, zanim klient opuści sklep (w trybie na zamówienie) lub jako część następnego podsumowania na koniec dnia (w trybie podsumowania dziennego). W obu przypadkach nie jest wymagane ręczne wprowadzanie danych.

Konektor FreeAgent WooCommerce — na czym opiera się Oliver

Oliver nie dodaje drugiego konektora FreeAgent ani nie duplikuje synchronizacji. Wtyczka, na której opiera się Oliver, to standardowa Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, dostępna na wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Została stworzona specjalnie do obsługi ścieżki danych WooCommerce → FreeAgent, w tym mapowania VAT, dopasowywania kontaktów, obsługi zwrotów i standardowego przepływu raportowania.

Konfiguracja jest identyczna jak w przypadku każdego sklepu WooCommerce: zainstaluj konektor, połącz się z kontem FreeAgent, zmapuj plan kont i kody VAT, a następnie pozwól na przeprowadzenie początkowej synchronizacji. Po zakończeniu, każde zamówienie WooCommerce — w tym każda sprzedaż z kasy Oliver POS — przepływa do FreeAgent tą samą ścieżką.

Dlaczego przesyłanie sprzedaży stacjonarnej do FreeAgent ma znaczenie

Większość sprzedawców detalicznych korzystających z FreeAgent w sklepie WooCommerce ma księgowość zorientowaną na sprzedaż online, ponieważ to właśnie stamtąd dane historycznie przepływały automatycznie. W rezultacie księga FreeAgent wie wszystko o zamówieniach online i prawie nic o sprzedaży przy kasie. Konsekwencje tego są realne:

• Automatyczne rozliczenie Self Assessment jest błędne. FreeAgent szacuje zobowiązanie z tytułu Self Assessment na podstawie księgi. System POS, który nie zasila FreeAgent, oznacza, że szacunek jest zaniżony, a założyciel firmy spotyka się z niespodzianką w momencie składania zeznania.
• Automatyczne wersje robocze deklaracji VAT są błędne. FreeAgent tworzy wersję roboczą deklaracji VAT na początku następnego kwartału. Bez sprzedaży stacjonarnej, wersja robocza jest błędna od pierwszego dnia.
• Prognozowanie przepływów pieniężnych się rozjeżdża. Narzędzia do prognozowania przepływów pieniężnych FreeAgent zależą od kompletności księgi.

Przesyłaj sprzedaż z Oliver POS przez synchronizację WooCommerce, a wszystkie te problemy rozwiążą się od razu. FreeAgent widzi jeden strumień przychodów, jedną łączną kwotę zobowiązania z tytułu VAT i jedną księgę klientów dla całej aktywności online i stacjonarnej. Uzgadnianie księgowego z wyciągami bankowymi przestaje być ćwiczeniem z kryminalistyki. Doradca lub księgowy pracuje z jednego źródła. Pulpit nawigacyjny wreszcie pokazuje, co naprawdę robi Twoja firma — łącznie online i w sklepie.

Czym to NIE jest

Oliver POS nie jest partnerem FreeAgent. Nie ma umowy o wspólnym marketingu, podziału przychodów ani specjalnych cen FreeAgent dla sprzedawców Oliver. Oliver nie wstawia się między WooCommerce a FreeAgent; ścieżka danych jest dokładnie taka sama, jakiej używa każdy sklep WooCommerce. Oliver nie nalicza marży, nie dodaje opłaty za transakcję i nie pobiera części subskrypcji FreeAgent. Twoje konto FreeAgent, księga i umowa są wyłącznie między Tobą a FreeAgent.

Warto również powiedzieć, że Oliver POS nie zmienia kwestii własności danych. Tabela zamówień WooCommerce na Twojej własnej instalacji WordPress pozostaje źródłem prawdy. Oliver zapisuje w niej dane; FreeAgent odczytuje je za pośrednictwem konektora. Jeśli kiedykolwiek opuścisz FreeAgent, dane pozostaną tam, gdzie zawsze były — w WooCommerce.

Konfiguracja w 4 krokach

1. Zainstaluj Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce na swojej stronie WordPress i połącz ją z kontem FreeAgent, mapując konta sprzedaży, VAT i metod płatności WooCommerce do swojego planu kont FreeAgent.
2. Sprawdź, czy początkowa synchronizacja została zakończona i potwierdź, że ostatnie zamówienie online pojawia się jako oczekiwana faktura w FreeAgent.
3. Zainstaluj Oliver POS, zaloguj się do kasy na tablecie i potwierdź, że monit o przechwytywanie kontaktu jest włączony przy kasie.
4. Przeprowadź małą, rzeczywistą sprzedaż testową przy kasie, dołącz kontakt i potwierdź, że faktura pojawia się w FreeAgent z prawidłowymi sumami i podziałem VAT.

FAQ

Czy automatyczne szacowanie Self Assessment w FreeAgent będzie uwzględniać sprzedaż z Oliver POS?

Tak. Szacowanie Self Assessment opiera się na księdze FreeAgent. Gdy sprzedaż z kasy dotrze do FreeAgent za pośrednictwem konektora WooCommerce, szacunek odzwierciedli pełny obraz przychodów.

Czy FreeAgent obsługuje sprzedawców z wieloma punktami sprzedaży korzystających z Oliver POS?

FreeAgent nie grupuje przychodów według punktów sprzedaży natywnie, ale konektor WooCommerce może tagować zamówienia według sklepu lub lokalizacji za pomocą niestandardowych pól, które FreeAgent wyświetla na fakturze. Większość sprzedawców z wieloma punktami sprzedaży korzystających z FreeAgent polega na własnym raportowaniu punktów sprzedaży Olivera w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat poszczególnych punktów.

Czy Oliver POS jest partnerem FreeAgent?

Nie. Oliver nie jest partnerem FreeAgent ani żadnej innej platformy księgowej. Wspieramy FreeAgent, ponieważ jego konektor WooCommerce już pobiera zamówienia, zwroty, VAT i kontakty z Twojego sklepu — a Oliver zapisuje każdą sprzedaż stacjonarną do WooCommerce jako standardowe zamówienie, więc ten sam konektor pobiera je automatycznie. Twoja subskrypcja FreeAgent, Twoja księga i Twoja umowa pozostają między Tobą a FreeAgent.

Czy Oliver pobiera dodatkowe opłaty za korzystanie z FreeAgent?

Nie. Płacisz FreeAgent bezpośrednio według opublikowanych cen FreeAgent. Cennik Olivera to stała miesięczna opłata za oprogramowanie POS, która nie ma nic wspólnego z wybraną przez Ciebie platformą księgową.

Czy moja sprzedaż stacjonarna i online będzie uzgadniana z jednym zestawem ksiąg w FreeAgent?

Tak. Oliver POS zapisuje sprzedaż z kasy do tego samego sklepu WooCommerce, który obsługuje Twoje płatności online, więc zanim zamówienia dotrą do konektora FreeAgent, są już ujednoliconym strumieniem zamówień. FreeAgent widzi jeden strumień przychodów, jedną łączną kwotę zobowiązania z tytułu VAT i jedną księgę kontaktów — bez ręcznego uzgadniania między zestawem ksiąg online a stacjonarnym.

Wypróbuj Oliver POS za darmo przez 30 dni na /demo/ — przynieś swój istniejący sklep WooCommerce i istniejącą subskrypcję FreeAgent, a Twoje przychody ze sprzedaży stacjonarnej znajdą się w tej samej księdze FreeAgent co zamówienia online w ciągu godziny. Stworzony dla brytyjskich mikroprzedsiębiorstw detalicznych, ale dostępny wszędzie tam, gdzie działa WooCommerce.