KashFlow WooCommerce POS — Przewodnik po integracji z Oliver POS

Oliver POS nie jest partnerem KashFlow. Obsługuje KashFlow w taki sam sposób, jak każdy sklep WooCommerce — za pośrednictwem wtyczki KashFlow for WooCommerce, która już synchronizuje zamówienia, klientów i zwroty z WooCommerce do KashFlow w czasie rzeczywistym (lub zgodnie z ustawionym harmonogramem). Gdy to zrozumiesz, reszta tego przewodnika jest już czysto mechaniczna: każda sprzedaż zarejestrowana przez Oliver w punkcie stacjonarnym jest zapisywana jako standardowe zamówienie WooCommerce, łącznik KashFlow je przesyła, a przychody ze sprzedaży stacjonarnej trafiają do tej samej księgi KashFlow, co przychody ze sprzedaży online. KashFlow zajmuje się księgowością. WooCommerce jest systemem nadrzędnym. Oliver to kasa na wierzchu.

Czym dokładnie jest KashFlow

KashFlow (część IRIS Software) to brytyjska platforma księgowa w chmurze dla małych firm, popularna wśród osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i małych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest zatwierdzona przez HMRC do celów Making Tax Digital (MTD) i jest preferowanym interfejsem księgowym dla wielu brytyjskich księgowych korzystających z pakietu IRIS. Łącznik KashFlow dla WooCommerce przesyła zamówienia jako faktury, a klientów jako klientów KashFlow.

Dla naszych celów ważną rzeczą w KashFlow nie jest żadna konkretna funkcja — chodzi o to, że łącznik WooCommerce jest dojrzały, dobrze wspierany i traktuje każde zamówienie WooCommerce jako transakcję pierwszej klasy w KashFlow. Oliver POS nie dodaje drugiego łącznika KashFlow ani nie modyfikuje ścieżki danych. Zapisuje sprzedaż z kasy do WooCommerce, a istniejący łącznik KashFlow je pobiera.

Jak Oliver POS przekazuje sprzedaż stacjonarną do KashFlow

Przepływ POS WooCommerce KashFlow w Oliver jest krótki i przewidywalny:

1. Kasjer rejestruje sprzedaż na kasie Oliver, skanuje lub wybiera produkty i klika „Pobierz opłatę”.
2. Oliver prosi o dołączenie klienta — poprzez wyszukiwanie e-mail, numeru telefonu lub nową kartę klienta.
3. Kasjer przyjmuje płatność za pośrednictwem dowolnej bramki płatności WooCommerce, której używa sklep.
4. Oliver zapisuje standardowe zamówienie WooCommerce z identyfikatorem klienta, pozycjami, sumami, podziałem VAT i metodą płatności.
5. Wtyczka KashFlow for WooCommerce widzi nowe zamówienie za pośrednictwem haków WooCommerce w ciągu kilku sekund.
6. Łącznik przesyła fakturę do KashFlow z odpowiednimi kodami VAT, klientem i mapowaniem przychodów/kont płatniczych.
7. Standardowe przetwarzanie KashFlow jest uruchamiane na nowym dokumencie — zapisy księgowe, dopasowywanie płatności, naliczenia VAT i wszelkie inne skonfigurowane automatyzacje.

Od początku do końca, sprzedaż stacjonarna dociera do KashFlow, zanim klient opuści sklep (w trybie na zamówienie) lub jako część następnego podsumowania na koniec dnia (w trybie podsumowania dziennego). W obu przypadkach nie jest wymagane ręczne wprowadzanie danych.

Łącznik KashFlow WooCommerce — na czym opiera się Oliver

Oliver nie dodaje drugiego łącznika KashFlow ani nie duplikuje synchronizacji. Wtyczka, na której opiera się Oliver, to standardowa KashFlow for WooCommerce, dostępna na wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Została stworzona specjalnie do obsługi ścieżki danych WooCommerce → KashFlow, w tym mapowania VAT, dopasowywania klientów, obsługi zwrotów i standardowego przepływu raportowania.

Konfiguracja jest identyczna jak w przypadku każdego sklepu WooCommerce: zainstaluj łącznik, połącz się z kontem KashFlow, zmapuj plan kont i kody VAT, a następnie pozwól na uruchomienie początkowej synchronizacji. Po zakończeniu, każde zamówienie WooCommerce — w tym każda sprzedaż z kasy Oliver POS — przepływa do KashFlow tą samą ścieżką.

Dlaczego przesyłanie sprzedaży stacjonarnej do KashFlow ma znaczenie

Większość sprzedawców detalicznych korzystających z KashFlow w sklepie WooCommerce ma księgi zorientowane na sprzedaż online, ponieważ to właśnie tam dane historycznie przepływały automatycznie. W rezultacie księga KashFlow wie wszystko o zamówieniach online i prawie nic o sprzedaży stacjonarnej. Konsekwencje tego są realne:

• Zgłoszenia MTD zawierają błędną liczbę. KashFlow składa deklaracje VAT MTD na podstawie faktur w księdze. Brak sprzedaży stacjonarnej oznacza, że kwota w polu 9 deklaracji VAT jest zaniżona.
• Roczne sprawozdania finansowe są odtwarzane, a nie pobierane. Małe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością co roku składają sprawozdania w Companies House. Odtwarzanie przychodów ze sprzedaży stacjonarnej z eksportów POS jest zwykle główną przyczyną bólu głowy na koniec roku.
• Księgowy otrzymuje dwa źródła danych. KashFlow jest często wybierany, ponieważ używa go księgowy. POS, który go nie zasila, niweczy ten wybór.

Przesyłaj sprzedaż z Oliver POS przez synchronizację WooCommerce, a wszystkie te problemy znikną od razu. KashFlow widzi jeden strumień przychodów, jedną sumę zobowiązań z tytułu VAT i jedną księgę klientów dla całej działalności online i stacjonarnej. Uzgadnianie księgowego z wyciągiem bankowym przestaje być dochodzeniem kryminalistycznym. Doradca lub księgowy pracuje z jednego źródła. Pulpit nawigacyjny wreszcie pokazuje, co naprawdę robi Twoja firma — łącznie online i w sklepie stacjonarnym.

Czym to NIE jest

Oliver POS nie jest partnerem KashFlow. Nie ma umowy o wspólnym marketingu, podziału przychodów ani specjalnych cen KashFlow dla sprzedawców Oliver. Oliver nie wstawia się między WooCommerce a KashFlow; ścieżka danych jest dokładnie taka sama, jakiej używa każdy sklep WooCommerce. Oliver nie nalicza marży, nie dodaje opłaty za transakcję i nie pobiera części subskrypcji KashFlow. Twoje konto KashFlow, księga i umowa są wyłącznie między Tobą a KashFlow.

Warto również powiedzieć, że Oliver POS nie zmienia kwestii własności danych. Tabela zamówień WooCommerce w Twojej własnej instalacji WordPress pozostaje źródłem prawdy. Oliver zapisuje w niej dane; KashFlow odczytuje je za pośrednictwem łącznika. Jeśli kiedykolwiek opuścisz KashFlow, dane pozostaną tam, gdzie zawsze były — w WooCommerce.

Konfiguracja w 4 krokach

1. Zainstaluj KashFlow for WooCommerce na swojej stronie WordPress i połącz ją z kontem KashFlow, mapując konta sprzedaży, VAT i metod płatności WooCommerce do swojego planu kont KashFlow.
2. Sprawdź, czy początkowa synchronizacja została zakończona i potwierdź, że ostatnie zamówienie online pojawia się jako oczekiwana faktura w KashFlow.
3. Zainstaluj Oliver POS, zaloguj się do kasy na tablecie i potwierdź, że monit o przechwytywanie klienta jest włączony przy kasie.
4. Przeprowadź małą, testową sprzedaż na żywo w punkcie stacjonarnym, dołącz klienta i potwierdź, że faktura pojawia się w KashFlow z prawidłowymi sumami i podziałem VAT.

FAQ

Czy KashFlow jest zgodny z MTD dla sprzedaży stacjonarnej z Oliver POS?

Tak. KashFlow jest zatwierdzony przez HMRC do celów Making Tax Digital. Sprzedaż z Oliver POS staje się zamówieniami WooCommerce, łącznik KashFlow przesyła je jako faktury KashFlow z odpowiednimi kodami VAT, a zgłoszenie MTD wykorzystuje ujednolicone dane VAT z KashFlow.

Czy Oliver POS potrzebuje czegoś specyficznego dla Wielkiej Brytanii, aby działać z KashFlow?

Tylko sklep WooCommerce skonfigurowany pod brytyjski VAT (standardowy, obniżony, zerowy, zwolniony) i łącznik KashFlow zmapowany do odpowiednich stawek VAT. Oliver POS rejestruje sprzedaż w WooCommerce; łącznik obsługuje KashFlow.

Czy Oliver POS jest partnerem KashFlow?

Nie. Oliver nie jest partnerem KashFlow ani żadnej innej platformy księgowej. Wspieramy KashFlow, ponieważ jego łącznik WooCommerce już pobiera zamówienia, zwroty, VAT i klientów z Twojego sklepu — a Oliver zapisuje każdą sprzedaż stacjonarną w WooCommerce jako standardowe zamówienie, więc ten sam łącznik pobiera je automatycznie. Twoja subskrypcja KashFlow, Twoja księga i Twoja umowa pozostają między Tobą a KashFlow.

Czy Oliver pobiera dodatkowe opłaty za korzystanie z KashFlow?

Nie. Płacisz bezpośrednio firmie KashFlow zgodnie z opublikowanym cennikiem KashFlow. Cennik Oliver to stała miesięczna opłata za oprogramowanie POS, która nie ma nic wspólnego z wybraną platformą księgową.

Czy moja sprzedaż stacjonarna i online będzie uzgadniana z jednym zestawem ksiąg w KashFlow?

Tak. Oliver POS zapisuje sprzedaż z kasy w tym samym sklepie WooCommerce, który obsługuje Twoją kasę online, więc zanim zamówienia dotrą do łącznika KashFlow, są już ujednoliconym strumieniem zamówień. KashFlow widzi jeden strumień przychodów, jedną sumę zobowiązań z tytułu VAT i jedną księgę klientów — bez ręcznego uzgadniania między zestawem ksiąg online a stacjonarnym.

Wypróbuj Oliver POS za darmo przez 30 dni na /demo/ — przynieś swój istniejący sklep WooCommerce i istniejącą subskrypcję KashFlow, a Twoje przychody ze sprzedaży stacjonarnej znajdą się w tej samej księdze KashFlow, co zamówienia online, w ciągu godziny. Stworzony dla sprzedawców detalicznych z sektora MŚP w Wielkiej Brytanii, ale dostępny wszędzie tam, gdzie działa WooCommerce.